Preguntas frecuentes

¿Qué es INDEX?

En un Sistema Informático, propiedad del Archivo Nacional, el cual permitir a los notarios(as) y funcionarios(as) consulares habilitados en el país, la presentación vía internet de su índice de instrumentos públicos autorizados, cumpliendo con los requerimientos de forma y fondo establecidos en las normas vigentes que regulan la materia.


¿Cuáles son los beneficios de INDEX?

CON INDEX SIN INDEX
Ahorro en tiempo desde la comodidad de su oficina y sin fila. Pérdida de tiempo por traslados y fila.
Desde cualquier lugar y hora. Presentación debe hacerse físicamente en el Archivo Nacional.
Ampliación de horarios y plazos de presentación de los índices, incluyendo fines de semana y feriados. Supeditado al horario de oficina del Archivo Nacional.
Recibo de recordatorios por correo electrónico. Posible olvido de las fechas de presentación, con riesgo de suspensión.
Ahorro en papel de seguridad y timbres. Debe utilizarse papel de seguridad y cancelar el monto correspondiente al timbre del Archivo Nacional.
El sistema genera alertas el momento de la confección. En caso de cometer algún error a la hora de la confección, el notario se entera tardíamente con riesgo de suspensión u otras medidas disciplinarias.
Envío de acuse de recibo electrónico confirmando la recepción del Índice. Cuando se envía por correo certificado, el Archivo Nacional no emite un comprobante de recepción de Índices.
Cuenta con una versión electrónica de la boleta de entrega de testamentos y permite adjuntar los textos de las escrituras adicionales y testamentos en forma digital. Los testamentos y adicionales deben presentarse físicamente en la ventanilla del Archivo Nacional.
En caso de presentación de índices en periodo de gracia, no es necesaria la presentación de copia a la DNN. En caso de presentación de índices en periodo de gracia, debe presentarse copia a la DNN.
Permite la consulta gratuita de los tomos de protocolo, testamentos e Índices, con un simple acceso al sistema. Traslado hasta el Archivo Nacional, para la consulta de documentos.

¿Cómo sustituye INDEX, la firma y el sello blanco del notario?

Tras la afiliación al servicio el usuario recibe una licencia de uso que consiste en un acceso “único, individual e intransferible”. El uso de la firma digital, le permite ingresar al sistema y enviar los índices debidamente firmado y sellando por el Notario(a) a quien éstas correspondan.


¿Cómo se cancela el timbre del Archivo Nacional?

El monto correspondiente a este timbre está incluido en el precio que cada suscriptor cancela al Archivo Nacional, al afiliarse al servicio INDEX.


¿Qué constancia le queda la Notario de que el Índice enviado por INDEX fue efectivamente recibido por el Archivo Nacional?

El(la) notario(a) recibirá un acuse automático de recibido en su correo electrónico, que le permitirá conocer que ya su índice fue efectivamente recibido en el Archivo Nacional. El acuse de recibo, indica la fecha, hora y estado de presentación del índice.


¿Cuál es la fecha y hora oficial de presentación de índices a través de INDEX?

La fecha oficial de recibido de los indicies presentados vía internet es la fecha de envío del documento que se registre en el servidor del Archivo Nacional, la cual se hará constar en el acuse de recibo automático que INDEX remitirá al Notario tan pronto como envíe su índice.


¿Los índices enviados por INDEX se pueden imprimir?

Sí, el programa cuenta con la opción de guardar e imprimir su índice una vez enviado. Igualmente en la página existe un módulo denominado “Mi Cuenta” en el que se almacenan todos los índices que cada usuario ha presentado haciendo uso del sistema, de manera que en cualquier momento estos pueden ser accesados ya sea para su consulta o impresión.


¿Qué requerimientos técnicos debe tener el equipo de cómputo de los suscriptores INDEX?

Para hacer uso adecuado del Sistema INDEX, el usuario deberá contar con los siguientes requerimientos:

  • Sistema operativo: Windows 7 (o superior) o MAC.
  • Navegadores de internet: Internet Explorer 9 (o superior), Firefox, Chrome o Safari.
  • Conexión a internet mínimo de 1 mega.
  • Firma digital.


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